5 trucs pour être plus efficace en réunion

5 trucs pour être plus efficace en réunion

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Personne n’aime les réunions qui prennent trop de temps pour rien… Mais avez-vous déjà pensé qu’il existe des manières de mieux les gérer?

Selon Patrick Gray, du site TechRepublic, 5 trucs faciles pourront vous aider à ne plus regarder les minutes s’écouler en réunion… au lieu de travailler.

1. Créer une culture de réunions efficaces

Comme tout et n’importe quoi dans le monde du travail, la manière dont les réunions sont menées est souvent influencée par des normes culturelles. Dans les compagnies où tout le monde a un horaire différent, et où une simple discussion pour décider à quelle heure aller manger peut prendre des airs d’éternité.

Comme leader, c’est votre responsabilité de donner le ton. Au lieu de multiplier les réunions, faites passer l’idée qu’elles devraient être réservées aux sujets qui ne peuvent être réglés par courriel ou par une courte conversation. Demandez-vous toujours si telle ou telle réunion a raison d’être avant de lancer l’invitation à votre équipe.

2. Avoir un objectif

C’est fou comme beaucoup de réunions n’ont pas d’objectif clair. Si le seul but est de passer un peu d’information à votre équipe, il y a sûrement d’autres moyens plus efficaces de le faire. En tant que participant de la réunion, vous devriez connaître le but de la réunion. Comme organisateur, vous devriez définir l’objectif de la rencontre avant de faire perdre du temps à votre équipe…

3. Partager les attentes

Le monde est rempli de trucs et de pratiques pour les réunions, selon la compagnie. Toutefois, nous assimilons tous l’information d’une manière différente. Vous aurez peut-être besoin d’un agenda détaillé de la réunion, alors que d’autres personnes seront très à l’aise de passer du coq à l’âne durant 45 minutes. Quand vous êtes invité à une réunion, partagez vos attentes pour ne pas perdre votre temps – et faire perdre de précieuses minutes aux autres.

4. S’adapter à l’assistance

Vous ne pouvez aborder toutes les réunions de la même manière. Selon les personnes qui seront présentes, ajustez le format, la durée, et le contenu. Selon ce que vous connaissez des gens qui seront présents, décidez de la meilleure approche.

5. Faire preuve de flexibilité

Toujours fascinant ces personnes qui tiennent au plan de réunion comme à leur propre vie, même si les participants signifient que ce n’est pas nécessaire. Personne ne sera récompensé si vous finissez votre plan comme prévu.

Même s’il faut être préparé, il faut tout de même faire preuve de flexibilité et de souplesse. Plusieurs voies peuvent mener au même objectif, et il faut être ouvert à l’idée que ce n’est pas toujours la vôtre qui sera choisie par la majorité.

Bonne réunion!

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