Adjoint.e administratif.ve à Montréal chez Productions Kaliko

Productions Kaliko

Montréal

Productions Kaliko
Type de poste Temps plein Date de publication: 29 juin 2022 Postuler

Description de la compagnie

Productions Kaliko utilise son expertise pour vous accompagner dans toutes les étapes de votre projet, de sa conception à sa réalisation tout en faisant preuve d’adaptation selon vos besoins. Que ce soit pour le volet production et logistique, les communications et l’expérience client ou encore l'offre clé-en-main, notre créativité et ingéniosité sont à votre service pour vous aider à donner vie à vos idées !

Sommaire du poste

ADJOINT/E ADMINISTRATIF/IVE
- CONTRAT TEMPS PLEIN -

Veuillez noter que cette offre d’emploi présente les critères qui seront pris en considération lors du processus d’embauche, mais que Productions Kaliko encourage les candidatures de toute personne qui ne répond pas à l’ensemble des critères, mais possède des aptitudes ou expériences connexes.

Productions Kaliko applique une politique d’équité à l’embauche visant à encourager les candidatures de personnes qui vivent de la discrimination. Nous encourageons particulièrement les personnes suivantes à postuler : les personnes autochtones, immigrantes, racisées, LGBTQIA2S+, les mères, les parents monoparentaux, les personnes ayant vécu une institutionnalisation médicale et les personnes en situation de handicap.

À propos de Productions Kaliko

Les Productions Kaliko se définissent par une expertise unique en matière de production et de promotion d'expériences créatives et événementielles pour les industries techno créatives. La vision de la compagnie met de l'avant trois axes : le déploiement de projets incluant la coordination de fournisseurs et d’infrastructure, la
communication de messages clés allant de pair avec l’expérience-client des participants ainsi que l’idéation et la gestion clé-en-main de projets allant du plan d’affaires aux projets de concertation. Kaliko fait partie du collectif Indie
Asylum.

Un peu plus sur Indie Asylum
Lieu de cohabitation de 9 entreprises (7 studios de développement de jeu vidéo et 2 compagnies connexes) comptant collectivement plus de 150 employés // Activités sociales régulières entre les employés (Gaming Night mensuel) // Nourriture sur place : la Sandwich Machine™ (Imagine, ne plus avoir besoin d’amener de lunch!) // Accent mis sur la collaboration entre les entreprises et sur le partage des ressources.

Description du poste

Le poste d’adjoint/e administratif/ve demandera de la personne d’appliquer et maintenir les processus administratifs internes afin de s’assurer du bon déroulement des activités de l’entreprise. Sous la supervision de la direction
générale, cette personne devra procéder à la mise en place et l'application régulière de procédures administratives. Cela vise à la fois les procédés internes et la coordination des services aux ressources humaines. Les tâches visées
incluent la préparation de contrats, la mise à jour de dossiers d’employés, le maintien des calendriers internes ainsi que l’organisation d’activités pour les équipes.

La personne sera responsable de faire le suivi auprès des équipes quant à leurs besoins de fonctionnement, en matériel ainsi qu’au bien-être de ceux-ci. Dans le cadre de ses fonctions, l’adjoint/e administratif/ive sera également
appelé/e à soutenir l’équipe de direction dans la préparation d’appel d’offre et de demandes de subventions, tant pour l’entreprise que pour ces projets. Le bon déroulement des activités de l’entreprise et des employés doit être au coeur
des motivations de travail du poste.

Pour postuler, envoyez-nous votre CV via le formulaire d'Espresso-jobs.

Responsabilité et tâches dans l’équipe
  • Participer au processus de dotation et de recrutement de l'entreprise;
  • Maintenir à jour les dossiers de candidatures reçues pour les affichages de poste de l'entreprise;
  • Accueillir et accompagner les nouveaux employés lors de leur entrée en poste dans la compagnie;
  • Tenir à jour les dossier des employés et des prestataires de services;
  • Tenir à jour le calendrier de l’entreprise (vacances, absence, activités, autres);
  • Effectuer la rédaction de documents et procédures des ressources humaines;
  • Accompagner la direction dans la gestion des espaces de bureau de l’entreprise (achats de mobiliers, achat de matériel de travail, tâches de ménage, achats de nourriture, etc);
  • Mettre à jour les contrats de l'entreprise et produire les versions à envoyer en signature auprès des personnes concernées (clients, employés, fournisseurs, etc);
  • Effectuer les achats nécessaires pour l’entreprise ainsi que les projets courant;
  • Gérer les comptes de dépenses des employés et s’assurer que ceux-ci soient traités lors de la paie;
  • Gérer les différents comptes et abonnements pour les outils de l’entreprise;
  • Fournir un support à la direction, aux gestionnaires ainsi qu'aux ressources humaines;
  • Faire la correction de divers lettres et documents professionnels en s’assurant de la très bonne qualité du français ou de l'anglais écrit;
  • Revoir et développer des solutions pour l’amélioration des processus administratifs de l’entreprise;
  • Compiler, s'il y a lieu, des données, des statistiques et d'autres renseignements, afin d'appuyer les rapports de projets de l’entreprise;
  • Organiser les déplacements de l’équipe et faire les réservations nécessaires;
  • Exercer son rôle à l’occasion d’activités produites par l’entreprise, se déroulant de semaine ou de fin de semaine;
  • Effectuer des tâches générales quant au bon déroulement de l’entreprise.
Aptitudes et prérequis
  • Études pertinentes au domaine;
  • Au moins 1 an d’expérience dans un poste similaire;
  • Très bon niveau de français écrit;
  • ATOUT : Intérêt pour les industries techno créatives.
Profil recherché
  • Dynamisme et proactivité;
  • Très bonne capacité à maintenir des relations harmonieuses avec ses collègues;
  • Bonne rigueur dans son travail;
  • Très bonne tolérance au changement et imprévus;
  • Très bon sens de l’organisation
  • Bonne capacité d’adaptation;
  • Autonomie et débrouillardise de mener à terme les objectifs;
  • Initiative et aisance dans la prise de risques;
  • Excellente capacité à travailler en équipe;
Modalités du poste
  • 35 h / semaine, 4 jours par semaine (+ journées mobiles)
  • Statut : Poste temps plein permanent
  • Salaire : À partir de 18 $ / heure (Selon l’expérience)
  • Début du travail : Dès maintenant
  • Flexible bureau et télétravail (doit pouvoir se déplacer au bureau au moins 1-2 fois par mois)
  • Assurances collectives avantageuses
  • Environnement de travail dynamique, avec opportunités de croissance multiples
Pour appliquer sur le poste, veuillez envoyer votre CV ainsi qu’une lettre de présentation via le formulaire d'Espresso-jobs.

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* Le genre masculin n’est utilisé qu’afin d’alléger le texte.