Coordonnateur.rice à l'administration et aux opérations à Montréal

Dialekta

Montréal

Dialekta
Type de poste Temps plein Date de publication: 30 juin 2022 Postuler

Description de la compagnie

Dialekta est l’agence de référence en média et marketing de performance. Sa mission est de transformer le marketing de ses clients en avantage compétitif et de maximiser le retour sur investissement de leurs campagnes publicitaires.

Ce qui nous rend unique chez Dialekta est que nous sommes obsédés par l’atteinte des objectifs d’affaires de nos clients et innovons sans cesse pour y parvenir.

Chez Dialekta, nous n’acceptons pas seulement la diversité, nous la célébrons, nous la soutenons, et nous prospérons dans l’intérêt de nos employés, de nos produits et de notre communauté.

Dialekta s'efforce chaque jour de créer un lieu de travail plus diversifié. Nous encourageons vivement les personnes de minorités, les femmes, les personnes LGBTQ, les personnes de toutes religions, de tous âges et de toutes les communautés marginalisées à postuler.

Nous acceptons les gens tels qu'ils sont et croyons fermement que la diversité est essentielle à notre succès! Si vous postulez chez Dialekta, c’est parce que vous voulez contribuer à notre culture, et nous en sommes reconnaissants!

Nous travaillons dur pour créer la meilleure expérience pour nos employés et nous aimerions que vous en fassiez partie!

Vous êtes curieux? Visitez-nous sur dialekta.com!
 

Sommaire du poste

Dialekta est actuellement à la recherche d’un ou d'une coordonnatrice à l’administration et aux opérations détenant préférablement de l’expérience en agence et en gestion de projet. C'est une création de poste et nous cherchons une personne passionnée, qui fait preuve d’autonomie et d’initiative et qui est capable de mener ses projets à terme.

Tu seras sous la supervision de la responsable administrative et tu travailleras en collaboration avec la directrice aux opérations. Tu seras principalement responsable du suivi des comptes clients et des projets dans un aspect administratif ainsi qu’agir en tant que soutien aux opérations. De plus, tu agiras aussi en tant que support technique pour nos divers outils de gestion (gestion de mot de passe, système de gestion des projets et de facturation, …) auprès de tes collègues.

L'équipe Dialekta

Notre équipe se compose de passionnés qui ont pour mission de transformer le marketing numérique de nos clients en un réel avantage compétitif. Nous y parvenons grâce à notre culture axée sur l’innovation, la performance, la transparence, tout en priorisant notre capacité à avoir du plaisir tout le long de cette aventure.

Responsabilités

Suivi des comptes clients et projets

  • Valider les nouveaux projets, les clients et les ententes dans notre système de gestion (Scoro);
  • Faire le suivi mensuel des projets terminés, en soumission et sans date de facturation;
  • Faire le suivi hebdomadaire des feuilles de temps et les rapports mensuels;
  • Tenir à jour différents documents de suivi de projets;
  • Gérer les renouvellements de contrats avec les parties prenantes;

Administration

  • Traiter les factures fournisseurs et les associer au bon devis;
  • S’assurer de garder à jour les clauses de facturation entre nos clients et notre système de gestion (Scoro);
  • Veiller au respect des échéanciers reliés au cycle de gestion financière du projet;
  • Appuyer les équipes dans les demandes et les suivis des demandes de subvention avec les parties prenantes;

Gestion des Opérations

  • Valider et mettre à jour périodiquement les procédures des finances et des opérations;
  • Agir à titre de soutien auprès des équipes avec notre système de gestion et effectuer des tests au besoin afin de simplifier le travail de manière continue;
  • Supporter les opérations et les RH lors de l’onboarding de nouveaux employés notamment avec le matériel informatique et tenir à jour l’inventaire;
  • Gérer les renouvellements de nos licences, abonnements et tenir à jour l’inventaire;
  • Appuyer les opérations dans la gestion des accès aux plateformes via notre gestionnaire de mot de passe;
  • Effectuer toutes autres tâches connexes pour venir en aide au département opérations.

De quoi avez-vous besoin pour réussir ?

  • Être titulaire d’un diplôme collégial en administration ou autre domaine connexe
  • Possédez 2 années d’expérience dans un poste similaire
  • Avoir une connaissance du marketing numérique (un atout)
  • Avoir d’excellentes aptitudes en communication orale et écrite
  • Possédez des connaissances des plateformes et outils (un atout)
  • Avoir un esprit de synthèse
  • Réaliser un travail de qualité sous échéancier serré
  • Initier des processus de travail efficients
  • Sens de l'organisation et minutieux
  • Être un.e expert.e sur Excel ou Google Sheet
  • Être autonome
  • Avoir un intérêt pour une petite structure
  • Bilinguisme (un atout)

Pourquoi venir travailler dans notre agence?

  • Accès aux assurances collectives et REER dès ton arrivée;
  • Des activités de teambuilding et un comité social de feu!;
  • La possibilité de faire du télétravail;
  • Ton anniversaire est un jour de congé;
  • 5 journées mobiles; que ça soit pour aller au spa car tu as besoin de temps pour toi, pour quand tu es malade ou pour passer du temps avec ta famille;
  • Un montant alloué sur ta première paie afin de bien t’équiper pour le travail à la maison;
  • Développer tes compétences et opportunités d’apprentissage grâce à nos différents compte clients et notre structure;
  • Un accès à un programme d’aide aux employé.e.s;
  • Des 1:1 à chaque mois avec ton/ta gestionnaire et la possibilité d’avoir un plan de développement individualisé, parce qu’on accorde une importance à la progression de nos employé.e.s;
  • Partage de connaissances (Lunch&Learn à chaque mois);
  • Télémédecine illimitée pour toi et famille;
  • Très bel équilibre conciliation travail-vie-famille-études ;
  • “State of the Nation” à chaque mois durant lequel on partage nos bons coups, célèbre les nouvelles promotions et chaque département parle de l’avancement de ses objectifs, parce que chez Dialekta, on met de l’emphase sur la transparence;
  • Un montant alloué à chaque mois sur notre plateforme d’avantages sociaux flexibles. Que ce soit pour payer ton nouveau tapis de yoga, ton abonnement netflix, ta carte OPUS ou bien le dernier rendez-vous chez le vétérinaire de ton chien, c’est toi qui choisis selon tes besoins!;
  • Programme de bonus annuel en fonction des profits de l’agence.

Ce texte vous représente? Alors, soumettez votre candidature via Espresso-jobs.ca.

* Le genre masculin n’est utilisé qu’afin d’alléger le texte.