Coordonnateur(-trice) voyages sénior à Montréal chez Moment Factory

Moment Factory

Montréal

Moment Factory
Type de poste Temps plein Date de publication: 16 juin 2021 Postuler

Description de la compagnie

Originaires de tous horizons, nous sommes unis par la passion. Chez nous, chaque nouveau projet est une page blanche qui n’attend que la créativité et le talent de tous, qu’importent les responsabilités, les rôles ou les domaines de compétences. Avoir le goût d’inventer, d’essayer, d’échouer pour recommencer et d’apprendre des autres nous permet de participer collectivement à des projets plus grands que soi. C’est aujourd’hui grâce à une équipe de 350 créatifs que nous avons la chance de créer des environnements multimédia immersifs au service d’artistes, de musées, d’aéroports, de marques, de parcs thématiques ou d’événements, en plus de nos spectacles signature. Qu’importe le canevas, la soif d’expérimenter et d’innover en vidéo, éclairage, architecture multimédia, design sonore, effets spéciaux et interactivité est au coeur de notre ADN. Dans nos studios de Montréal, de Paris, de New York, de Tokyo ou Singapour nous sommes sans cesse à la recherche de talents curieux et inspirés. Trouve ta place parmi notre équipe de passionnés !


Sommaire du poste

Ta mission

Sous la supervision de la directrice Espaces et Vie MF, le-la coordonnateur-trice voyage sénior est responsable du service voyage au sein de l’entreprise autant pour le studio de Montréal que pour tous les bureaux internationaux. Son rôle est de monitorer l’utilisation des plateformes de réservations et de planifications des voyages tout en accompagnant les employés dans leurs démarches. Il-elle doit s’assurer que toute la documentation en lien avec les voyages sont à jour et disponible, notamment la politique voyage et les documents informatifs, les vidéos de formation, etc. Il-elle est également responsable du lien avec l’équipe Finances pour la conciliation de la carte voyage et tout achat hors politique, et avec l’équipe Approvisionnement pour les relations fournisseurs, notamment pour la location de véhicules. 
 
Le-la coordonnateur-trice voyage joue également un rôle stratégique au niveau du choix et de la gestion des fournisseurs en lien avec le voyage. Cette personne participe à la vision voyage, à faire évoluer la politique voyage et à faire des recommandations quant à l’adaptation des outils en lien avec les besoins de l’entreprise. 

R
esponsabilités principales

Agir en tant que coordonnateur voyage :

  • Être le premier répondant pour toute demande et conseil voyage;
  • Regrouper les besoins en vols, hôtels, location de véhicule et prioriser ces besoins;
  • Enregistrer les profils sur notre plateforme de réservation, maintenir la base de données à jour;
  • Réserver sur notre outil en ligne les vols et hôtels en respectant notre politique de voyages interne et notre matrice d’approbation (la location de véhicule se fait en collaboration avec l’équipe Approvisionnement);
  • Demander des soumissions pour les vols multi destinations ou de groupe et sélectionner les meilleures options;
  • Conseiller auprès des usagers de la plateforme le meilleur itinéraire ou site hébergement, en tenant compte des paramètres budgétaires, de l'horaire de voyage ainsi que de la qualité de l'itinéraire;
  • Assurer le transfert des documents de voyage et être disponible en cas de question;
  • Assurer le bon fonctionnement du processus de facturation avec l’équipe des Finances et celle de la gestion de projet;
  • Agir en tant que personne-ressource aux voyages et fournir un service à la clientèle pour la clientèle interne;
  • Se tenir à jour des restrictions de voyage en lien avec la situation actuelle (COVID-19);
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers en même temps et parfois hors des heures de travail;
  • Faire la conciliation mensuelle des cartes de crédit voyage;
  • Former les nouveaux employés au processus voyages et faire le lien avec l’école MF.

Agir à titre de ressource conseil voyage et participer à la stratégie voyage de l’entreprise: 

  • Évaluer nos fournisseurs conjointement avec l’équipe Approvisionnement;
  • Négocier et appliquer les contrats fournisseurs pertinents en lien avec le service voyage;
  • Entretenir les relations fournisseurs;
  • Participer à l’élaboration d’une vision court/moyen/long terme du voyage au sein de Moment Factory;
  • Prendre le feedback utilisateur et l’intégrer dans la vision voyage;
  • Créer et maintenir des liens de communication avec les autres départements de Moment Factory afin de centraliser les besoins et assurer une cohésion;
  • Assurer l’inclusion et le support aux bureaux internationaux. 

Exigences

  • Minimum de 3 à 5 ans d'expérience dans une agence de voyages ou dans un poste similaire;
  • Aptitude et expérience démontrées avec des plateformes de réservation en ligne et outils de voyages; 
  • Aptitudes et expérience démontrées en gestion de fournisseurs de services;
  • Maîtrise avancée du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Connaissance des plateformes MAC et PC et excellente maîtrise des logiciels de la suite Office (Word, Excel, etc.), Google et des outils internes comme Slack, Office Vibe, Samanage, etc.;
  • Expérience en tâches administratives un atout;
  • Connaissance de la logistique et de l’Inventaire un atout ;
  • Expérience en multimédia un atout.

Qualités

  • Capacité à gérer plusieurs dossiers en même temps et parfois hors des heures de travail;
  • Autodidacte, organisation autonome de la charge de travail, sens des priorités;
  • Fiabilité, professionnalisme et esprit d’équipe;
  • Très grand sens du service à la clientèle;
  • Doué pour la communication et la résolution de problèmes;
  • Autonomie et rigueur;
  • Grande aptitude à gérer plusieurs dossiers en même temps/polyvalence ;
  • Capacité d’adaptation aux situations variées. 

Si vous pensez correspondre à ce poste, nous vous invitons à soumettre votre candidature dès maintenant. Nous ne sommes pas en mesure d’assurer un suivi auprès de chaque candidat-e, c’est pourquoi nous ne contacterons que les personnes sélectionnées. Merci de considérer une carrière chez Moment Factory. Nous nous réjouissons de faire votre connaissance! 


Ce texte vous représente? Alors, soumettez votre candidature via Espresso-jobs.ca.

* Le genre masculin n’est utilisé qu’afin d’alléger le texte.



Les offres similaires
Moment Factory

Coordonnateur(-trice) voyages sénior

16 juin 2021
Moment Factory
Montréal
Brault & Martineau inc.

Chef de mise en marché - Commerce en ligne

11 juin 2021
Brault & Martineau inc.
Montréal-Est
Wilder Harrier

Spécialiste marketing numérique et e-comm

3 juin 2021
Wilder Harrier
Montreal
Kezber

Programmeur(-euse) analyste C# - Sénior

10 juin 2021
Kezber
Magog
Suivez-nous sur