COVID-19 : comment tenir des réunions productives en télétravail

COVID-19 : comment tenir des réunions productives en télétravail

En cette période de pandémie, les réunions virtuelles sont un incontournable. Gens du web, des TI et des communications, vos réunions en télétravail sont-elles efficaces?

L’adaptation au télétravail n’est pas facile dans tous les milieux. Même si on est en 2020, tout le monde n’est pas à l’aise avec les nouvelles technologies et les divers outils de télétravail. 

Gens du web, des TI et des communications, vous avez certainement une longueur d’avance sur ce point pour faire face à la crise de la COVID-19. Vous pouvez aussi fort probablement apporter une grande aide aux gens de votre entourage afin qu’ils s’adaptent au télétravail.  

Mais, même si vous êtes habiles avec les outils technologiques, peut-être que quelques conseils pour rendre vos réunions virtuelles productives seraient les bienvenus.

La Harvard Business Review propose quelques trucs pour maintenir le niveau de participation et la pertinence des réunions virtuelles. 

D’abord, la base : avoir un ordre du jour clair et partagé. Qu’est ce qu’il y a sur la table, qu’est-ce qui doit être discuté, quelles décisions doivent être prises?

Ensuite, pour avoir une réunion réussie, structurez-la de façon à ce que chaque participant contribue à une réflexion ou à une décision. Un truc qui fonctionne bien selon la HBR est d’identifier dès la première minute de la réunion le problème qui doit être résolu. L’animateur peut, par exemple, présenter une statistique qui illustre la situation qui doit être débattue.

Une réunion virtuelle réussie doit également fournir à ses participants des moyens de communiquer entre eux, par petits groupes. Ce peut être un intranet ou des applications de type Slack (à ce sujet voir notre article sur les outils du télétravail).

Prévoyez au moins une pause, même si la réunion est virtuelle, pour que les participants puissent rassembler leurs idées. Cela évitera aussi que chacun s’absente pour quelques instants, à n’importe quel moment; c’est si facile quand on est en réunion virtuelle! Déterminer l’heure de pause, dès le début de la réunion. 

Finalement, une réunion réussie passe aussi par la préparation du prochain ordre du jour et l’échange d’idées sur des sujets à couvrir.

Souvenez-vous que la clé du succès d’une réunion en télétravail est d’avoir des participants plutôt que des observateurs.

Lire cet article sur les réunions virtuelles

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