3 raisons pour lesquelles vous devriez reporter votre réunion

Vous avez manqué de temps ou  d’infos ? Un événement extraordinaire est survenu et les employés ont la tête ailleurs ? Sachez qu’une réunion inefficace n’en vaut pas la peine...

La chroniqueuse de The Muse, Abby Wolfe, énumère quatre situations où il vous est permis de repousser une réunion, si vous êtes celui qui l’a planifiée, bien sûr.

5 leçons pour bien commencer une réunion

Voici comment mener des réunions efficaces

9 types de saboteurs de réunion

1. Vous n’êtes pas suffisamment préparé

Que ce soit parce que vous ayez oublié la rencontre, ou parce que vous avez négligé le temps nécessaire pour la préparer, vous n’êtes, au final, pas prêt à l’animer. La réunion, si elle avait lieu, risquerait donc d’être une perte de temps pour tout le monde. Alors annulez-la.

Tâchez, toutefois, de ne pas vous bâtir une mauvaise réputation en faisant de l’annulation une habitude. Donnez-vous la mission de garder le cap sur vos tâches à accomplir, d’être responsable et de respecter le temps des autres.

Faites également attention au type de réunions que vous êtes en train de reprogrammer. En repoussant régulièrement des rencontres individuelles avec votre patron, par exemple, vous risquez de perdre sa confiance.

2. Vous n’avez pas toute l’information

Vous aviez confirmé la date de la réunion il y a des mois, mais le client n’a pas encore signé le contrat, votre patron n’a pas approuvé le budget du projet, ou l’équipe marketing n’a pas convenu du thème du nouveau site internet de la compagnie. Sans ces détails cruciaux, la réunion ne mènera nulle part. Reportez-la jusqu'à ce que vous obteniez les informations dont vous avez besoin.

3.  Un évènement plus important survient

Les gens ont besoin de temps pour assimiler les grands changements d’activité, tels qu’une annonce de licenciement ou d’une réorganisation, qui surviennent dans une compagnie. Aucun employé ne voudra alors parler des menus détails d’un projet particulier. Dans ces moments d’incertitude, reportez la réunion. Les questions quotidiennes doivent être mises de côté jusqu’à temps que la situation se stabilise.

Cela dit, si vous devez reporter votre réunion, faites-le soigneusement.

Donnez une explication courte et gentille à vos employés, lorsque vous décidez de reprogrammer une réunion.

Abby Wolfe termine en réaffirmant qu’il est important de respecter ses engagements, mais elle rappelle qu’une réunion inefficace n’en vaut pas la peine.