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Spécialiste, Intégration
A propos du poste
Le mandat du département d'Intégration est d'intégrer harmonieusement les nouveaux conseillers dans le réseau PEAK, en offrant un soutien complet et une assistance opérationnelle tout au long de leur période de transition.
Relevant du Superviseur Intégration, vous jouerez un rôle clé en aidant les nouveaux conseillers à transférer leur pratique et leurs actifs vers PEAK, tout en fournissant également un soutien aux conseillers existants et partants.
Ce que vous ferez
Intégration des conseillers
- Préparer et examiner des documents de manière autonome et en collaboration avec les conseillers via téléphone, appels vidéo et courriel, en veillant à un suivi minutieux en interne et avec le conseiller et son équipe.
- Coordonner les processus de vérification diligente et de complétion des documents réglementaires.
- Fournir aux conseillers toutes les informations et procédures nécessaires.
- Créer et configurer les accès et codes des conseillers.
- Créer et maintenir les informations des conseillers dans le système CRM (Hubspot).
- Saisir les nouvelles données clients dans les plateformes internes et les ensembles de documents.
- Traiter les ouvertures de comptes, les transferts, les changements de courtier et les processus opérationnels connexes pour les transferts d'actifs du courtier précédent du conseiller.
- Coordonner et surveiller la progression des actifs entrants.
- Fournir un soutien de service aux conseillers pendant l'intégration, répondant aux demandes de renseignements sur les suivis, les processus, les accès et les opérations
- Coordonner la formation à l'utilisation des plateformes et applications.
- Offrir des clarifications supplémentaires aux demandes de renseignements des conseillers concernant les documents fournis ou les éléments d'intégration.
Support aux conseillers internes
Effectuer la maintenance administrative pour les conseillers, y compris la création de codes, les modifications, les ajustements de commissions, les mises à jour d'adresse, les modifications de licence et les modifications d'E&O. Mettre à jour les informations des conseillers dans le CRM, les plateformes opérationnelles et auprès des fournisseurs externes. Coordonner les transferts de clientèle complets ou partiels entre les conseillers / codes au sein de PEAK. Enquêter et rectifier les dossiers non conformes. Servir de liaison avec les équipes internes (Conformité, Finance, Opérations) pour les demandes quotidiennes et d’exception. Détachement des conseillers
Recevoir, examiner et documenter les avis de démission. Fournir des détails et des calendriers sur le processus de transition. Coordonner les mises à jour internes et externes des codes et statuts des conseillers. Faciliter le transfert des clients orphelins à un autre conseiller et suivre les demandes d’ajustements en interne et en externe. Veiller à la suppression de tous les accès des conseillers à la résiliation. Informer tous les départements de leurs responsabilités et exigences concernant le dossier du conseiller. Offrir un soutien post-détachement aux conseillers pour toutes demandes de renseignements. Autres tâches
Gérer les responsabilités administratives et traiter les demandes régulières et exceptionnelles des intervenants internes et externes. Apporter sa contribution à des projets spéciaux selon les besoins. Ce que nous recherchons
Diplôme collégial en administration ou expérience de travail pertinente. Minimum de 3 ans d'expérience dans les valeurs mobilières / fonds communs de placement. Expérience antérieure en service à la clientèle, de préférence dans un environnement de courtage. Solides compétences en communication en anglais et en français, à l'oral et à l'écrit. Fait preuve de discrétion dans la gestion d'informations sensibles concernant les représentants potentiels et actifs. Maîtrise de la suite MS Office. Professionnalisme et capacité à prioriser les tâches dans un environnement à rythme soutenu. Antécédents d'excellente collaboration, d'organisation et de réflexion critique. Ce que nous offrons
Poste permanent à temps plein (37.5h par semaine, du lundi au vendredi) Mode de travail hybride : 3 jours au bureau par semaine Bureaux modernes avec vue, en plein cœur du centre-ville de Montréal, facilement accessible en transports en commun (2 minutes de la station de métro Peel) 3 semaines de vacances et 5 journées maladies par année Après 3 mois de service : Assurances collectives complètes (maladie, dentaire, compte gestion santé, programme d’aide aux employés, télémédecine) prises en charge à 50% par l’employeur Après 3 mois de service : Programme de REER avec participation de l’employeur Prise en charge de 20% de la carte OPUS par l’employeur (équivalent à 2 mois gratuits par an) Implication dans la communauté et la cause corporative contre le cancer et autres associations Organisation fréquente d’événements par le comité social, basés sur l’événementiel (PEAKulture), la santé mentale et physique des employés (PEAKare) et l’implication sociale et communautaire (PEAKommunity) Encouragement au développement personnel à travers la formation et l’évolution interne Accès gratuit à la salle de gym de l’immeuble Nous souhaitons remercier tous ceux et celles qui nous feront parvenir leur candidature, mais nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus pour une entrevue.
Integration Specialist
About the role
The Integration department's mandate is to smoothly integrate new Advisors into the PEAK network, offering thorough support and operational assistance throughout their transition period.
Reporting to the Integration Supervisor, you will play a key role in aiding new advisors in transitioning their practice and client assets to PEAK, while also providing support to both existing and departing advisors.
What you will do
Advisor Onboarding
Prepare and review documents independently and in collaboration with advisors via phone, video calls, and email, ensuring thorough follow-up internally and with the advisor and their team. Coordinate due diligence and regulatory document completion processes. Provide advisors with all necessary information and procedures. Create and configure advisor accesses and codes. Create and maintain advisor information in the CRM system (Hubspot). Input new client data into internal platforms and document packages. Process account openings, transfers, dealer changes, and related operational processes for asset transfers from the advisor's previous dealer. Coordinate and monitor incoming assets progression. Provide advisor servicing support during onboarding, addressing inquiries on follow-ups, processes, accesses, and operations. Coordinate training for platforms and applications usage. Offer additional clarifications to advisor inquiries regarding provided materials or onboarding items. Internal Advisor Support
Perform administrative maintenance for advisors, including code creation, changes, commission adjustments, address updates, license modifications, and E&O changes. Update advisor information across CRM, operational platforms, and with external providers. Coordinate full or partial client transfers between advisors / codes within PEAK Investigate and rectify non-compliant files. Serve as a liaison with internal teams (Compliance, Finance, Operations) for routine and non-routine matters. Advisor Offboarding
Receive, review, and document notices of resignation. Supply transition process details and schedules. Coordinate internal and external updates of advisor codes and statuses. Facilitate the transfer of orphan clients to another advisor and follow up on maintenance requests internally and externally. Ensure removal of all advisor accesses upon termination. Inform all departments of their respective responsibilities and requirements concerning the advisor's file. Offer post-detachment support to advisors with any inquiries. Other Duties
Handle administrative tasks and fulfill routine and non-routine requests from internal and external stakeholders. Contribute to special projects as needed. What We Are Looking For
College degree in administration or relevant work experience. Minimum of 3 years' experience in securities / mutual funds. Prior client service experience, preferably in a Dealer environment. Strong communication skills in both English and French, both verbally and in writing. Demonstrated discretion handling sensitive information concerning potential and active representatives. Proficiency in MS Office suite software. Professionalism and the ability to prioritize tasks in a fast-paced setting. Track record of exceptional teamwork, organization, and critical thinking skills. What We Offer
Permanent full-time position (37.5 hours per week, Monday to Friday). Hybrid work mode : 3 days in the office per week. Modern offices with views, in the heart of downtown Montreal, easily accessible by public transport (2 minutes from Peel metro station). 3 weeks of vacation and 5 sick days per year. After 3 months of service : Comprehensive group insurance (health, dental, health spending account, employee assistance program, telemedicine) 50% employer-paid. After 3 months of service : RRSP program with employer contribution. Employer coverage of 20% of the OPUS card (equivalent to 2 free months per year). Involvement in the community and corporate cancer and other association causes. Frequent organization of events by the social committee, focusing on events (PEAKulture), employee mental and physical health (PEAKare), and social and community involvement (PEAKommunity). Encouragement of personal development through training and internal advancement. Free access to the building's gym. We would like to thank all those who apply, but we will only contact candidates selected for an interview.
