6 raisons de rendre les réunions optionnelles

Et si vous pouviez choisir d’assister à une rencontre (ou non) selon l’utilité qu’elle a pour vous?

Vous avez probablement déjà assisté à une réunion inutile tout en vous disant que vous aimeriez bien retourner à vos activités plus… productives.

Selon Fast Company, vous ne devriez peut-être même pas y être présent! Voici six raisons pour lesquelles les employés devraient avoir le choix d’assister à une réunion ou non.

1. Les réunions optionnelles éliminent les excuses

Personne n’aime perdre de temps lors d’une rencontre superflue, ni s'asseoir aux côtés d’un collègue qui vérifie ses courriels, lève les yeux au ciel et aspire à lui seul toute l’énergie de la salle.

Nous sommes tous des adultes, et personne ne peut vous forcer à participer à une réunion qui constitue selon vous une perte de temps. En fait, toutes les réunions sont déjà optionnelles! Sauf que la plupart du temps, ça ne paraît pas.

Lorsqu’une politique officielle rend toutes ces rencontres optionnelles, on élimine du même coup toutes les excuses. Soit que les employés n’y assistent pas pour se consacrer à un travail plus important, soit qu’ils font le choix d’y être parce qu’ils doivent y être.

2. Faire des réunions optionnelles force les gestionnaires à être clairs tant qu’à leur importance

Si personne n’est obligé d’assister à une réunion, et que n’importe qui peut quitter ladite réunion si il réalise qu’elle ne lui est pas utile, l’organisateur des rencontres doit se demander sérieusement quelles sont les raisons qui le poussent à tenir la réunion au départ.

Ça permet de se demander qui a à gagner en assistant à la réunion, quelles devraient être ses retombées, et ensuite en informer les éventuels participants le plus clairement possible.

Les patrons occupés sautent souvent cette étape en se disant que tout le bureau va assister à la réunion de toute façon. En éliminant cette impression, on élimine les réunions plates.

3. Les réunions optionnelles renforcent vos valeurs d’entreprise

 « Au sein de notre entreprise, nous mettons un point d’honneur à servir notre clientèle et à se soucier de son bien-être. Notre équipe sait qu’on s’attend à ce qu’elle soit d’une aide précieuse à nos clients, qui demeurent notre priorité numéro un. »

Voici le genre de valeurs que l’on retrouve souvent sur le site des entreprises. Soyons conséquents. Si le service à la clientèle justifie une absence à une réunion, eh bien, qu’il en soit ainsi!

En créant des réunions optionnelles, les organisations révèlent à leur employés que d’y assister n’est pas le plus important. S’ils ont le choix entre participer à la réunion ou respecter leurs valeurs, que les valeurs gagnent haut la main!

4. Les réunions optionnelles combinent efficacité de la rencontre et efficacité au travail

Une politique de réunions optionnelles ne veut pas dire que ces rencontres perdent toute valeur! Au contraire, les réunions sont un puissant outil pour s’aligner dans la bonne direction, créer de l’engagement, régler les problèmes et gagner en dynamisme.

Les réunions optionnelles rendent tous et chacun responsables de leur rentabilité. Si les leaders d’entreprise peinent à mener des réunions utiles, et que leurs employés ne contribuent pas aux idées, solutions, et informations, la performance de l’entreprise tout entière en souffre.

5. Les réunions optionnelles améliorent l'information

Il arrivent souvent qu’on veuille assister à une réunion pour s’informer mais que l’on réalise une fois assis que la réunion ne comporte aucun intérêt pour nous.

Les réunions optionnelles, lorsque bien documentées, permettent d’afficher les conclusions au vu de tous et d’annoncer clairement le but des prochaines, de façon à ce que les employés remarquent lesquelles seront pertinentes à leur travail. Ils sauront aussi qu’ils seront informés des résultats de chaque réunion s’ils choisissent de ne pas y assister.

6. Des réunions plus courtes, plus efficaces, et moins fréquentes!

Tous ces avantages peuvent avoir une très grande portée pour une entreprise. Bien sûr, comme pour tout nouveau système, les gestionnaires devront l’expliquer et le répéter souvent, et donner eux-mêmes l’exemple en n’assistant pas à certaines réunions.

Au final, les réunions optionnelles pousseront les employés à faire des choix éclairés quant à quand et comment ils se rencontrent… et chaque réunion deviendra nécessaire.