Au travail, un employé envoie en moyenne 40 courriels par jour. Il est primordial qu'il porte un soin particulier au respect de l'orthographe et de la grammaire dans ses courriels.
« Ça peut créer des irritations auprès de notre interlocuteur, et ça joue aussi sérieusement sur la perception que les gens peuvent avoir de nous, mais aussi de l'organisation pour laquelle on travaille. Alors, il est important de connaître l'étiquette de courriel », dit Aurélie Sauthier, spécialiste en marketing web.
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Aurélie Sauthier cite une étude publiée dans la revue Computer in Human Behavior qui a démontré que les travailleurs dont les courriels étaient truffés de fautes d’orthographe et de grammaire étaient jugés moins consciencieux, intelligents et dignes de confiance par leur interlocuteur que ceux qui rédigent des courriels impeccables.
« Commencer ses phrases sans majuscule et les finir sans ponctuation, c’est un peu un signe de paresse. Ç’a l’air négligé. Le fait de voir certaines typographies ou erreurs de mot, ça peut aussi laisser paraître un manque d’attention de la part de la personne, qui n’a pas jugé suffisamment important son courriel ». dit la spécialiste en marketing web.
Quelques statistiques sur les courriels au travail :
- Un travailleur passe 28 % de son temps à lire et à écrire des courriels chaque jour;
- 86 % des professionnels préfèrent le courriel comme outil de communication;
- En 2017, 269 milliards de courriels ont été envoyés chaque jour;
- On devrait répondre à un courriel dans la journée ou dans les 24 heures suivant sa réception.
L’importance de la relecture
Avant d’envoyer un courriel, il est impératif de se relire, soutient Aurélie Sauthier. Le destinateur doit se mettre, en quelque sorte, dans la peau du destinataire. « À l’écrit, on n’a pas le ton de la voix ni le langage corporel qui nous permettent de comprendre si le ton est sympathique, si la personne est énervée, etc. Donc, il faut mettre beaucoup plus de précautions dans les formes qu’on emploie par écrit que dans le langage parlé. »
Aurélie Sauthier y va d’autres règles de base sur l’écriture des courriels au travail :
- Évitez les messages trop courts ou trop longs;
- Évitez les paragraphes immenses avec tout un tas d’idées;
- N’écrivez pas votre courriel en lettres majuscules;
- Allez-y d’une forme de politesse en fin de courriel;
- Utilisez l’émoticône avec prudence, selon le contexte.
