La version anglaise suit / English version follows
En tant qu'un des meilleurs employeurs de Montréal, voici ce que nous offrons :
- Ensemble d'avantages sociaux compétitifs (santé, dentaire, assurance-vie)
- Régime de retraite à cotisations déterminées (avec contribution généreuse de l'employeur entre 5 % et 10 % (selon l'âge))
- Congés compétitifs :
- Deux (2) journées personnelles
- Deux (2) journées flexibles
- Neuf (9) jours de maladie accidentelle dont trois (3) peuvent être utilisés pour prendre soin d'un membre de la famille
- Neuf (9) « Vendredis d'été » – congés payés entre les jours fériés de la St-Jean Baptiste et la Fête du travail
- Congés payés pendant la période des vacances de décembre
- Crédit pour frais de scolarité pour les employés permanents et leurs personnes à charge.
- Lorsque le poste le permet, la possibilité de travailler jusqu'à deux (2) jours à distance.
Résumé du poste
Sous la supervision du (de la) directeur(-trice) adjoint(e) des opérations, vous fournissez au (à la) vice-principal(e) ainsi qu’au (à la) directeur(-trice) principal(e), Stratégie et gouvernance, un soutien de haut niveau sur les plans suivants : organisation, planification et administration. Vous gérez leur horaire chargé et leurs priorités multiples en faisant preuve d’un haut niveau de précision, de jugement stratégique, de proactivité, d’autonomie, de discrétion et d’efficacité.
Dans le cadre de ce poste, la personne retenue appuie le (la) vice-principal(e) et le (la) directeur(-trice) principal(e), Stratégie et gouvernance, dans la gestion de changements importants. Vous devez être apte à remanier les priorités ainsi qu’à gérer l’ambiguïté et les demandes ponctuelles et imprévues afin d’utiliser le temps du (de la) vice-président(e) et du (de la) directeur(-trice) principal(e) de manière efficace et d’assurer le bon fonctionnement du bureau.
Principales responsabilités
Planifier, élaborer et superviser la mise en place de procédures, de normes, de pratiques et de systèmes administratifs soutenant la réalisation de diverses initiatives. Documenter et mettre à jour les procédures et les processus administratifs. Assurer la planification de réunions, de conférences et d’événements spéciaux à grand déploiement. Veiller à la maintenance du site Web ainsi qu’à la mise à jour de l’information; télécharger du contenu important et pertinent ou superviser ces activités. Planifier et gérer les calendriers du (de la) vice-principal(e) et du (de la) directeur(-trice) principal(e) de façon à optimiser l’utilisation de leur temps au cours d’une journée de travail prolongée. Évaluer et organiser par ordre de priorité les multiples dossiers dont s’occupent le (la) vice-principal(e), le (la) directeur(-trice) principal(e) et les membres de l’équipe de direction; prendre des décisions rapidement relativement à des situations urgentes et délicates, et déléguer des tâches à du personnel de bureau au besoin tout en assurant un suivi. Fournir en temps opportun au (à la) vice-principal(e) et au (à la) directeur(-trice) principal(e) la documentation pertinente et complète : les dossiers d’information pour les réunions et les événements quotidiens, y compris les notes documentaires et d’allocution, l’horaire des événements et les biographies utiles. L’ordre du jour et d’autres documents pertinents sont également remis à la personne-ressource ou à d’autres intervenants internes ou externes [notamment les représentant(e)s gouvernementaux(ales)]. S’occuper des formalités administratives et organisationnelles pour les réunions du (de la) vice-principal(e) et du (de la) directeur(-trice) principal(e) avec des intervenants internes et externes, notamment des collègues de l’Université et des hauts fonctionnaires. De façon autonome, assurer le suivi qui s’impose en aval d’événements, de réunions et de questions. Organiser le transport et l’hébergement pour tous les voyages effectués par le (la) vice-principal(e) et le (la) directeur(-trice) principal(e) pour le compte de l’Université, y compris les notes de frais et le rapprochement de fonds. Expérience, éducation et compétences souhaitées :
Baccalauréat complété ainsi que trois (3) années d'expérience pertinente. Expérience dans le soutien de personnes occupant des postes stratégiques de haut niveau. Capacité avérée à planifier et à organiser des tâches tout en établissant les priorités et à déléguer au besoin. Entregent et capacité à établir et à entretenir des relations de travail productives avec des parties prenantes de tous les échelons. Sens du service à la clientèle, solides compétences en résolution de problèmes et en analyse, et capacité démontrée à gérer les situations ambiguës de façon autonome. Capacité à travailler dans un environnement dynamique et en perpétuel Bilinguisme anglais français Position Summary :
Reporting to the Associate Director, Governance and Compliance, the Administrative Officer will provide administrative, logistical and organizational support within the Office of the Vice-President, Administration and Finance (OVPAF). This includes managing the operations of the office, acting as an advisor on applicable policies and procedures and requests for information, preparing and writing a variety of documents, researching, compiling information, and making recommendations. Performs accounting functions. Responsible for IT needs and physical resources of the unit, as well as logistics for meetings and events. Manages a range of complex, time-critical and sensitive files and issues.
Primary Responsibilities :
Plans, develops and implements business procedures, policies and processes to maximize support to the OVPAF. Provides detailed information and explanation on policies and procedures related to area of responsibility. Resolves problems within area of responsibility. Under the oversight of the Associate Director, Governance and Compliance, prepares documents, develops templates, and researches information on related topics. Compiles information, make recommendation on course of action. Liaise with internal stakeholders, including but not limited to, members of VPAF units and secretariat. Investigates and follows up on issues and action items within area of responsibility. Under the oversight of the Associate Director, Budget Efficiencies, performs accounting functions for the unit while ensuring compliance with University and OVPAF policies and financial procedures. Leads the planning of large meetings and special events for the unit. Manages the logistics of invitations, catering, venue, speakers, and other related details). Acts as contact person with the representatives for the event. Manages the IT needs for the unit. Ensures that laptops and computers are assigned for new hires and replacements are available. Keeps track of issues and costs, etc. Responsible for the essential supplies for the unit, purchases and order office supplies as required. Keeps an inventory of stationary, and office and kitchen supplies. Responsible for managing the office and recommends procedural changes to enable the office to function more effectively. Analyses administrative problems and recommends courses of action to Associate Director, Governance and Compliance on problem resolution. Education, Experience and Other Qualifying Skills required :
Bachelor's Degree 3 Years Related Experience Strong spoken and written communication skills, with the ability to respond to critical issues with sensitivity and good judgment. Exceptional attention to detail required to prepare documents that are consistently of the highest quality in terms of content, format, and design. Demonstrated professionalism and discretion, and exceptional interpersonal and networking skills. Service-oriented and the ability to establish productive working relationships quickly with staff at all levels of the University. Exceptional organizational skills, the ability to prioritize tasks and handle stress in a high-volume office to meet deadlines. Demonstrated organizational skills and resourcefulness, and the ability to analyze information, solve problems, and provide recommendations and solutions. Demonstrated proficiency with Microsoft Office 365 applications including Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, and OneNote. Fully bilingual in French and English.
