Vous avez cuit sous le chaud soleil de Montréal, vous vous êtes enfui au chalet pendant deux semaines, vous avez fait le tour de l’Europe… Mais maintenant c’est fini. Rebienvenue au cabinet. Oh, et en passant bonne chance pour répondre à tous les courriels qui se sont accumulés pendant que vous sirotiez votre mojito.
Quoi faire de tous ces messages, alors même que de nouveaux courriels font leur apparition? Par chance, LifeHacker propose quelques pistes de solution pour ne pas avoir envie de tout laisser là et retourner illico dans la piscine.
Gardez votre réponse automatique activée
Premièrement, il vous faut définir les attentes. Conservez votre réponse automatique d’absence activée, de telle façon que si vous répondez au courriel dès aujourd’hui, ce sera une belle surprise pour vos clients et contacts.
Débarrassez-vous d’abord des infolettres
Elles ont tendance à s’accumuler lorsque vous partez en congé et ne requièrent aucune action immédiate de votre part. Sélectionnez toutes les infolettres et mettez-les dans un dossier séparé. Ne sélectionnez pas tous les courriels non urgents, cela vous évitera le risque de cliquer sur « juste un courriel » puis d’être pris pour ensuite tous les lire un à un.
Plus tard, vous pourriez installer une fonction qui fait que toutes les futures éditions de vos infolettres intègrent directement le dossier. Mais pas aujourd’hui, c’est l’heure du triage.
Envoyez une réponse rapide pour acheter du temps
Certaines questions soumises par courriel à des avocats demandent réflexion et recherche. Vous n’avez pas le temps de tout faire ça aujourd’hui. Pourquoi ne pas répondre avec une réponse rapide du genre « nous travaillons là-dessus et on vous revient! »? Cela pourrait grandement aider à diminuer votre stress.
Mettez en attente les courriels non-urgents
Certains courriels peuvent être remis au lendemain voire à la semaine prochaine? Pourquoi ne pas les mettre en attente? Une telle fonction est offerte d’ailleurs dans Gmail, en laissant son curseur sur le courriel non lu puis en cliquant sur l’horloge qui s’affiche à droite.
Travaillez de haut en bas…
Maintenant, il ne devrait rester que les messages urgents et importants dans votre boîte principale. Lâchez ça, faites vos réelles tâches du jour pour prenez une petite pause. Puis, allez-y un par un. Certains courriels vous demanderont peut-être de faire des téléphones alors, allouez-leur le temps qu’il faut.
… Puis de bas en haut
Une fois que vous êtes arrivé aux courriels d’avant vos vacances, rendez-vous à la fin complètement de votre boîte et revenez vers aujourd’hui. Le retour des vacances est l’occasion parfaite pour trouver et archiver les courriels qui ne sont plus pertinents.
Bon, et maintenant, au travail! Cette jurisprudence ne révisera pas toute seule, n’est-ce pas!
