5 leçons pour bien commencer une réunion

On connaît tous le lourd prix à payer d’une mauvaise première impression. Une poignée de main molle. Un costume mal ajusté. Une trop grande émotivité. Mais qu’en est-il de la première impression d’une réunion?

Vous recommencez vos réunions fréquemment en raison des retardataires? Vous envoyez le mauvais message : ces derniers ont plus de contrôle que vous. Votre ordre du jour n’est pas clairement établi? Ça part mal! Vos monologues interminables? Ils valident les peurs que tout le monde avait en commençant la réunion : ça va être l’ennui absolu!

Ne commettez pas ces erreurs, conseille HBR.

Voici 5 conseils pour bien commencer vos réunions!

1- Le but de la réunion doit être clair.

Vous seriez étonnés de constater le temps que certains perdent dans des réunions où personne ne sait précisément pourquoi celles-ci ont lieu. L’objet de la réunion doit être clairement indiqué aux professionnels et rappelé en début de rencontre. Établissez clairement les différences entre les meetings qui visent à évoquer vos stratégies à long terme, et ceux qui ont pour sujet les objectifs à court terme. D’ailleurs, il pourrait être judicieux de préciser au début de la réunion sur quels objets la réunion ne porte pas. Exemple : « cette réunion n’a pas pour but de parler de ceci mais bien d’évoquer cela…. etc. »

2- Soyez spécifique sur le but de chaque proposition à l’ordre du jour.

Avant chaque étape, prenez le temps de bien définir quel est l’objectif de ce nouveau point à aborder. Si une étape nécessite une prise de décision de l’équipe, ou un vote, il faut l’expliciter également. Si vous n’avez pas de contrôle sur la décision qui sera prise à l’issue de la discussion (par exemple, c’est votre boss qui doit décider), dites-le aussi.

3- Exprimez clairement aux participants ce que vous attendez d’eux.

Au début de la réunion, prenez le temps de dire ce que vous attendez de chacun. Si vous souhaitez que tout le monde s’exprime, annoncez la couleur. Vous pouvez également leur indiquer de moduler leurs interventions afin que chacun dispose d’un temps de parole égal. Précisez que s’ils sont d’accord avec les intervenants, ils peuvent s’abstenir de commenter. Dites : « Je cherche différentes perspectives et différentes façons de penser, si vous êtes d’accord, on va de l’avant. »

4- Prévenez les comportements passif-agressifs.

Tout le monde a peur des réunions car elles ont tendance à ne pas résoudre les problèmes qui doivent être résolus. Bon nombre d’équipes utilisent encore les techniques de « réunion avant la réunion » ou « réunion après la réunion » pour s’attaquer aux questions les plus épineuses et controversées. Ça fait de la réunion en elle-même un gâchis incroyable! Le mieux, même si c’est risqué, est de poser les questions épineuses dès le début pour éviter ce type de rencontres post rencontre, et tous les ragots et rumeurs qui vont avec.

5- Vous avez le droit de supprimer le tour de table.

Les tours de table peuvent parfois gâcher du temps précieux, ajouter peu de valeurs et stresser les employés les plus nerveux pour pas grand chose. Si vous trouvez que celui-ci n’ajoute rien à votre réunion, débarrassez-vous en sans rougir! Mais si, au contraire, vous le trouvez indispensable, n’hésitez pas à poser vos conditions, en limitant par exemple le temps de parole de chacun.

Avec ces conseils, votre prochaine réunion devrait être efficace!