Écrire à son patron : 5 conseils pour éviter les dérapages

Vous avez terminé de travailler sur le dossier que votre boss vous avait confié et vous vous apprêtez à lui envoyer un courriel pour lui en faire part? Bravo! Mais avant d’appuyer sur envoyer mieux vaut respecter quelques consignes élémentaires…

Quoi de plus banal que d’envoyer et de recevoir des courriels? Le geste est devenu si automatique qu’on en oublie parfois même quelques règles pourtant élémentaires.

Bien entendu, le destinataire est une donnée non négligeable à considérer. Écrire un courriel à son patron ou au dirigeant de l’entreprise peut naturellement avoir plus de conséquences que d’envoyer un courriel à sa meilleure amie.

Alors comment réussir à passer son message tout en faisant bonne figure? Quelles sont les règles à suivre pour s’en sortir la tête haute sans commettre de bourde monumentale? Un texte publié sur journaldunet.com nous rappelle qu’il vaut mieux ne pas y aller à l’aveuglette.

Voici 5 conseils pour éviter que ça dérape :

Consultez.

À moins que vous ne releviez directement de lui, mieux vaut faire part de vos intentions et demander l’aval de votre supérieur immédiat avant de faire parvenir votre courriel. Les membres de la direction sont les mieux placés pour évaluer la pertinence et la faisabilité de toute initiative, si bonne soit-elle.

Annoncez vos couleurs.

Vous en avez parlez à votre gestionnaire et il vous a donné l’aval, vous pouvez aller de l’avant. Pensez d’abord à l’objet de votre message. Il doit être court, clair et concis. Cet en-tête doit donner le ton. Axez-le sur l’action. Assurez-vous de mentionner le temps de réponse souhaité dans le corps de votre message. À moins d’une urgence, évitez d’utiliser la mention haute importance.

Allez droit au but.

Le corps de votre message doit être succinct et clair. Bâtissez une introduction et une signature qui reflètent la culture de l’entreprise. Vous ne savez pas comment commencer? Utilisez une formule de politesse simple et personnalisée comme : Cher monsieur X, Y, Z et signez simplement avec un au plaisir d’avoir de vos nouvelles et votre nom. Vous pouvez vous permettre de ne mettre que vos initiales si vous avez déjà échangé ensemble.

Relisez-vous.

On ne le dira jamais assez. Il est essentiel de vous relire. Une faute d’orthographe peut vraiment miner votre crédibilité. Demandez à un collègue de revoir votre texte pour éviter d’y laisser des coquilles.

Soyez prêt à relancer.

Les membres de la haute direction sont des gens occupés. Il est fort possible que vous ayez à relancer votre interlocuteur. Faites-le poliment avec une phrase comme : Merci de m’indiquer si vous avez besoin de plus d’informations sur le projet que je vous ai présenté.